Die PAPSTAR GmbH ist einer der Marktführer von verbraucherorientierten Sortimentskonzepten in Europa. Mehr als 7.000 Produkte werden in den Basis-Produktgruppen Einmalgeschirr und Serviceverpackungen, Verpackungsmittel, Hygieneprodukte, gedeckter Tisch, Haushaltshelfer, Dekoartikel und -zubehör sowie Papeterie geführt. Das Unternehmen verfügt über 70.000 Palettenstellplätze und ein vollautomatisiertes Hochregallager im Logistikzentrum Kall. Pro Tag werden durchschnittlich 2.500 Palettenbewegungen durchgeführt.

Das ERP-System Navision der PAPSTAR GmbH sollte an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dabei waren die einzelnen Unternehmensbereiche zu koordinieren und eine kompetente Kommunikation mit dem Softwareanbieter zu garantieren. Diese Aufgabe übernahm die DKUB. Durch ihr zentrales, externes Projektmanagement konnten die Belange der einzelnen Bereiche objektiv eingebracht und Termine gehalten werden.

Aufgabe

PAPSTAR, mit seinen über 7.000 Produkten und europaweitem Vertriebsnetz, hatte die Einführung eines ERP-Systems beschlossen und sich für Navision entschieden. Navision ist eine Business-Management-Lösung, die mittelständischen Unternehmen hilft, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Das ERP-System beinhaltet einen Pool von umfassenden Funktionen für Produktionsplanung, Handel, die Einbindung der Vertriebskette, das Finanzmanagement, Kundenbindungsmaßnahmen und die Unternehmensanalys.

Aufgrund dieser vielfältigen Funktionalitäten war es notwendig, bei der internen Umsetzung und Anpassung an spezifische Belange von PAPSTAR, einem kompetenten Partner das Projektmanagement zu übertragen. Diese Aufgaben übernahm die DKUB.

Gemeinsam mit PAPSTAR wurden die inhaltlichen und technischen Anforderungen an das System definiert.
Dabei waren folgende Unternehmensbereiche involviert:

• Rechnungswesen
• Anlagenbuchhaltung
• Kassensysteme
• Zeitwirtschaft
• Lohn & Gehaltswirtschaft
• Umsetzung eines Ladensystems in Frankreich

Vorgehen

Nach einem Kickoff-Meeting, bei dem die Situation innerhalb von PAPSTAR analysiert wurde, begleitete Dr. Jochen Kuhl die beteiligten Mitarbeiter bei den Workshops zur Festlegung der Anforderungen und Änderung interner Prozesse. Ziel war es, die Software so anzupassen, dass sie allen involvierten Bereichen gerecht wurde. Die verbale Umsetzung dieser Notwendigkeiten und die Kommunikation mit dem Softwareanbieter war wesentlicher Bestandteil der Aufgabenstellung für die Unternehmensberatung.

Um dem Anspruch sechs verschiedener Bereiche gerecht zu werden, wurden regelmäßige interne Projektabstimmungsmeetings eingeführt, die von den Mitarbeitern der Unternehmensberatung auch moderiert wurden. So war eine objektive Bewertung garantiert.

Aus diesen Meetings und weiteren Abstimmungen wurde eine Aufgabenverwaltung in Form einer wöchentlich kontrollierten To-Do-Liste entwickelt.

Um noch schneller und effizienter zu arbeiten, stellte die Unternehmensberatung die Infrastruktur für einen Sharepoint zur Verfügung, von dem aus das Projekt zentral gesteuert wurde:

• Alle Projektmitglieder konnten von überall auf das System zugreifen.
• Alle Dokumente, Protokolle, Anforderungskataloge etc. wurde zentral abgelegt und waren für alle Mitglieder zugänglich.
• Alle Dokumente wurden direkt vom Sharepoint bearbeitet und der Änderungsprozess lückenlos dokumentiert.

Ergebnis

Die langjährige Erfahrung der Unternehmensberatung bei der Einführung von Softwareprojekten zahlte sich auch darin aus, auftretende Probleme mit dem Softwareanbieter zeitnah lösen und die Anpassungen der Software effektiv umsetzen zu können.

Die involvierten PAPSTAR-Mitarbeiter waren von Terminverwaltung und Projektkoordination entlastet, so dass der Einführungsprozess reibungslos und termingetreu realisiert und das Tagesgeschäft störungsfrei weiterlaufen konnte. Der Produktivstart von Navision erfolgte pünktlich.