Die mateco GmbH ist ein europaweit führender Spezialist rund um die Prozesskette Arbeitsbühneneinsatz in allen relevanten Bereichen.

Mit dem Softwareprojekt „teX“ für den Bereich Technik/Werkstatt wollte die mateco GmbH die bislang manuellen Prozesse für diesen Bereich IT-seitig abbilden und die bisherige Lösung endgültig ablösen. Gleichzeitig sollte die Effizienz der Prozesse in der Werkstatt verbessert werden, um dann eine Software auszuwählen, die die mateco spezifischen Arbeitsabläufe treffend abbilden kann und die Produktivität der Mitarbeiter erhöht.

Unterstützt im „teX“ Projekt wurde mateco durch die DKUB im Rahmen der Anforderungsdefinition und Softwareauswahl, aber auch im gesamten Projektverlauf und bei der Qualitätskontrolle durch ein kontinuierliches Projektmanagement unterstützt.

Ablauf

• Situationsanalyse
• Ermittlung Soll-Anforderungen/Lastenheft für Ausschreibung
• Durchführung der Ausschreibung
• Begleitung des Auswahlprozeese
• Projektmanagement/Projektleitung
• Begleitung Konzeption und Umsetzung
• Projektmanagement WLAN-Ausstattung Niederlassungen
• Qualitätssicherung

Projektziele

Neben der Verbesserung der Produktivität der Werkstatt wurden weitere Ziele bei der Softwareablösung verfolgt:

• Standardisierung der EDV-seitigen Werkstattprozesse und Daten
• Basis für die Einführung einer Geräte-Deckungsbeitragsrechnung
• Vermeidung erhöhter Aufwände bei der Einführung der Deckungsbeitragsrechnung
• Erhöhung der zielgerichteten Informationen (Gerätekosten, Störungen, Problemlösungszeiten usw.)
• Benutzerfreundlichkeit für die Werkstattmitarbeiter

Im ersten Projektschritt erfolgte die Ist-Analyse der Werkstattprozesse. Danach wurden die Arbeitsabläufe in Workshops kritisch überprüft und teilweise neu definiert. Im nächsten Schritt wurden die Soll-Anforderungen für die neue Software ermittelt.

Ausschreibung

Die ermittelten Anforderungen wurden in einem Lastenheft von der DKUB systematisch erfasst. Zeitgleich erfolgte eine Vorauswahl möglicher Softwareanbieter. Von den 15 Anbietern, deren Softwarelösungen genauer begutachtet wurden, verblieben 4 Anbieter, denen das Lastenheft zur Angebotserstellung zur Verfügung gestellt wurde.

An der anschließenden Ausschreibung nahmen drei Anbieter teil, die ihre Lösungen bei der mateco GmbH präsentierten.
Der gesamte Prozess der Softwareauswahl wurde durch die Unternehmensberatung organisiert und begleitet, so dass sich die Verantwortlichen der mateco GmbH rasch für einen Anbieter entscheiden konnten.

Lösung

Die komplette Abdeckung aller Werkstattprozesse in einer Software stellte sich als die optimale Lösung für die mateco AG heraus.
Beginnend mit dem Einkauf, über Materialbestellung und
-verwaltung, hin zur Abwicklung, Disposition und Abrechnung der Werkstattaufträge und abschließender Freimeldung der Fahrzeuge bzw. Arbeitsbühnen werden jetzt alle Abläufe auf mobilen Datenendgeräten (MDA‘s) dargestellt.

Diese Endgeräte haben eine Verbindung zu der zentralen Werkstattsoftware. Nicht nur die Werkstattmitarbeiter, sondern auch die Servicemonteure auf den Kundenbaustellen können so Werkstatt-aufträge einsehen, einen Gerätestatus vergeben, Materialverbräuche buchen und Kundenschäden (inkl. Foto) aufnehmen.

Ein besonderes Augenmerk legte Dr. Jochen Kuhl dabei auf die Datenversorgung für das Controlling. Mit einer einheitlichen Datenbasis ist man nun in der Lage Kennzahlen zur Steuerung der Werkstatt zu definieren und auszuwerten (z.B. Servicekennzahlen).

Umsetzung

Gemeinsam mit der Projektleitung der mateco GmbH und dem Anbieter der Softwarelösung wurde ein Projektteam gebildet, das für die mobilen Clients einfache und auf das Unternehmen angepasste Abläufe konzipiert hat. Während der Konzeption und Umsetzung wurde seitens der Unternehmensberatung immer darauf geachtet, die Anforderungen der Werkstatt- und Servicemonteure in der Softwarelösung so genau wie möglich abzubilden.
Um den Arbeitsaufwand für das Projektteam und die Werkstattleiter bei der Umsetzung gering zu halten, übernahm die Dr. Kuhl Unternehmensberatung das Projektmanagement bei der WLAN-Ausstattung der Niederlassungen. Dabei wurden die technischen Absprachen mit den lokalen Elektrofirmen getroffen, die Lieferungen angestoßen und nach erfolgreicher Installation vor Ort die WLAN-Ausleuchtung sowie der korrekte Zugriff auf die mobilen Clients im System überprüft.

Qualitätssicherung

Die Software wurde zunächst in einem Testlauf in den drei Pilotniederlassungen Hamburg, Stuttgart und Berlin-Süd eingeführt. Nach erfolgreicher Testphase wurden sukzessive alle Niederlassungen mit der neuen Software ausgestattet.

Um auftretende Probleme zu lösen oder neu entstandene Anforderungen seitens der Mitarbeiter zu berücksichtigen, werden regelmäßige Projektmeetings abgehalten. Die stetige Weiterentwicklung der Software fördert die Akzeptanz der Mitarbeiter und bewahrt den Erfolg des Projekts auf hohem Niveau.