Der schnelle, zentrale Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten und Informationen ist im heutigen dynamischen Wettbewerbsumfeld schlicht Voraussetzung, um Geschäftsprozesse effektiv und effizient planen und steuern zu können. Excel allein wird diesen steigenden Ansprüchen an Datenverarbeitung und -bereitstellung kaum mehr gerecht.

Als führender Anbieter für die Vermietung von Arbeitsbühnen hat sich die mateco GmbH daher 2015 dazu entschieden, ihre bisherige Excel-basierte Planung abzulösen und künftig vollständig mit Hilfe der Business Intelligence Software Cognos TM1 aus dem Hause IBM zu planen. Mit der Umsetzung des Migrationsprojektes hat mateco die DKUB – Dr. Kuhl Unternehmensberatung – beauftragt, die das Unternehmen nicht nur seit vielen Jahren verlässlich berät, sondern auch ausgewiesener BI-Experte und offizieller IBM-Partner ist. Die DKUB-Berater verfügen sowohl über umfassendes betriebswirtschaftliches Fachwissen als auch tiefgreifendes technisches Know-how, das in allen Projektphasen zielgerichtet zum Einsatz kam.

Projektziele

• Migration der Planung von Excel in IBM Cognos TM1
• Anwenderfreundliche Anwendung
• Erhöhte Akzeptanz der Planer

Aufgaben

• Beratung bei der Anpassung der Planungsprozesse
• Konzeption des Datenmodells
• Definition der Schnittstellen
• Entwicklung eines Berechtigungskonzepts für mehr als 60 Anwender
• Design & Aufbau des Datawarehouses
• Anbindung an die Vorsysteme (ERP-System, Werkstattsoftware, FIBU, Personalplanung)
• Implementierung der Würfel, Dimensionen, Measures und Aggregationen
• Beratung bei der Anpassung des Berichtswesens
• Vollautomatische Datenvalidierung sowie Erstellung und Weiterleitung von Fehlerprotokollen in das DKUB-Ticketsystem
• Laufende Anpassungen und Weiterentwicklungen der BI-Infrastruktur
• Monitoring des BI-Systems
• Support ab Datenbank-Ebene, bei TM1 Full-Service-Support, inkl. Wartung Software, Updates Releases etc.

Projekt

Die Herausforderung im Projekt bestand darin, Daten aus vier verschiedenen Vorsystemen – dem ERP-System IntegrA, der Werkstattsoftware teX, der FIBU-Software Diamant und der Excel-basierten Personalplanung – in einer Planungsoberfläche zentral zusammenzuführen, auswerten und für die Fuhrpark-, Umsatz-, Kosten-, Investitions-, Personal- und GuV-Planung von mateco nutzbar zu machen.

In einem ersten Schritt hat die DKUB daher auf Basis eines Konzeptes des Kunden eine detaillierte Anforderungsanalyse vorgenommen und eine technische Spezifikation definiert. Darauf aufbauend haben die DKUB BI-Experten ein Datenmodell für IBM Cognos TM1 konzipiert und mehr als 40 multidimensionale Daten-Würfel, sog. Cubes, individuell aufgebaut und zusammengestellt. Diese ermöglichen es den Benutzern, große Datenmengen aus unterschiedlichen Perspektiven und in unterschiedlichen Detaillierungsgraden zu betrachten und anhand verschiedener Dimensionen wie Umsätze, Kosten, Regionen, Kundengruppen, Produktgruppen, Zeit usw. zu analysieren. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Fragen wie, „Wie hat sich der Umsatz mit den Top-50-Kunden in der Region Süd in diesem Jahr im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?“ leicht und schnell beantworten.

Die Planungsgrundlagen werden initial aus Diamant geladen. Anschließend erfolgt eine vollautomatische Aktualisierung der Planungswürfel alle 24 Stunden. Dabei werden die Daten auf ihre Vollständigkeit und Validität hin überprüft. Bei auftretenden Fehlern wird automatisch ein Fehlerprotokoll erstellt und an das DKUB-Ticketsystem weitergeleitet. Eine volle Integration zu den Vorsystemen ist gegeben. So werden Änderungen, beispielsweise wenn neue Kunden, Geräte oder Konten angelegt werden, automatisch übernommen. Die Planungsergebnisse bzw. Soll-Werte wiederum werden in Diamant zurückgespielt.
Über die Planungsoberfläche TM1 Web geben die Benutzer ihre Daten in die Planungsformulare ein. Um die Eingabe zu erleichtern und Fehler zu vermeiden, sind die Eingabefelder unterschiedlich farblich markiert und mit einer Legende versehen. Auf diese Weise erkennt der Benutzer auf den ersten Blick, welche Felder von ihm zu befüllen sind, welche Werte vorgegeben sind und welche Werte automatisch vom System errechnet werden. Bei fehlenden oder fehlerhaften Eingaben erhält der Benutzer eine Rückmeldung mit einem Hinweis, wie der Fehler behoben werden kann. Die Logik und das Berechtigungskonzept dahinter wurden ebenfalls von der DKUB entwickelt und umgesetzt.

Die Lösung ist als offizielles Add-on zu Diamant mit dem Namen „Corporate D3+“ durch IBM zertifiziert. Die Lizensierung erfolgt direkt über die DKUB.

Der IBM-Support wurde von mateco komplett an die DKUB outgesourct, die neben dem Basisbetrieb sämtliche Releasewechsel seit Systemeinführung betreut hat.

Durch die mit Hilfe von Cognos TM1 standardisierten und automatisierten Prozesse konnten der manuelle Aufwand des Controllings bei der Aufbereitung der Planungsdaten deutlich reduziert und die Planungsqualität und -geschwindigkeit nachhaltig gesteigert werden.